Beim Stichwort “Kreativ-Workshop” haben viele sicherlich ein ganz bestimmtes Bild im Kopf: Ein Raum voll angeregt diskutierender Menschen, bunte Eddings, Post-It-Chaos, elektrisierte Luft und fliegende Ideen. Nicht wirklich das, was viele Menschen im Home Office während der Pandemie erleben. Zumindest auf den ersten Blick wirkt das Arbeiten von Zuhause dagegen eintönig und wenig inspirierend. Diese zwei, recht gegenteiligen Bilder führen oft zu der Annahme, dass die Kreativität im Home Office zu kurz kommt.
Schränkt uns Remote ein?
Seit einigen Jahren werden Workshops als Kreativitäts-Booster in den verschiedensten Branchen immer beliebter – schon allein im Zuge von Design Thinking und agilen Sprints. Leidet dieser Trend durch die physische Trennung der Mitwirkenden? Jein.
Im Grunde beeinflusst das remote Arbeiten weder die Kreativität noch die gegenseitige Kollaboration. Denn die nötigen Voraussetzungen dafür sind immer noch gegeben: Alles, was wir brauchen, um erfolgreich kreativ zu sein, ist eine klare Zielsetzung, ein offener Austausch im Team, die richtigen Methoden, innere Motivation und gegenseitiges Vertrauen. Dem “Raum für Kreativität” ist es folglich völlig egal, ob er physisch vor Ort stattfindet, oder virtuell über eine Videokonferenz.
Remote Arbeiten tangiert also im Wesentlichen nicht den Kreativprozess. Und dennoch ist es für viele Unternehmen eine große Herausforderung, eine kollaborative Kultur in der virtuellen Zusammenarbeit aufzubauen.
Warum? Weil die nötigen Veränderungen und neue Methoden oft unterschätzt werden. Und weil eine kollaborative Kultur ein gewisses Wissen bei allen Mitarbeiter:innen voraussetzt – Ein Mindset, dass das kreative Arbeiten remote mit den richtigen Prozessen, Rahmenbedingungen und Führungsweisen genauso gut funktioniert wie die Alternative vor Ort.
Neues Arbeiten – neue Vorteile
Tatsächlich bringt die Verlagerung der Kommunikation ins Virtuelle auch so einige Vorteile mit sich: Im digitalen Meeting kann beispielsweise jede:r seine Ideen teilen. Nehmen wir als Beispiel einmal das klassische Brainstorming: Zu oft kommen beim Brainstorming vor Ort nur die “Lauten” zu Wort. Die Ideen derjenigen, die sich mehr zurückhalten (wollen), bleiben ungehört. Das Brainwriting hingegen ist hier sehr viel effizienter und kann problemlos in einem 10-minütigen Zoom-Call durchgeführt werden. Hier schreibt jede:r seine Ideen im Stillen auf und nach abgelaufener Zeit werden alle Ideen gesammelt vorgelesen. Zudem haben wir beim virtuellen Workshop bereits alle Dokumente digitalisiert – und können sogar mit Recordings auch zu einem späteren Zeitpunkt jedes Detail nachvollziehen. Oft sind remote Workshops sogar besser organisiert, da es hier eine noch klarere Struktur braucht.
Der Weg zur kollaborativen Remote-Kultur
Das richtige Mindset durch Kommunikation, Struktur und Vertrauen
Die virtuelle Zusammenarbeit verlangt eine besonders klare Vorbereitung, ein eindeutiges Onboarding der Teilnehmer:innen, was sie erwarten wird, und einen Lead, der ihn führt. Sind diese Bedingungen nicht erfüllt, kann ein virtueller Workshop schnell zu Unsicherheiten und einem schlechteren Outcome führen. Eine E-Mail vorab, die die eingesetzten Tools erläutert sowie Links und Zugangsdaten sendet, klare Terminblocker im Kalender, und am besten noch eine zweite “wir freuen uns schon”-Nachricht bewirken Wunder für die Einstimmung und Bereitschaft, sich auf das Bevorstehende einzulassen.
Im Workshop selbst gilt die Daumenregel: Jede:r sollte erreichbar und sichtbar sein. Kamera an und am besten den ganzen Workshop über im Meeting bleiben, egal ob gesprochen oder im Stillen gebrainstormt wird. Und vor allem: Den Smalltalk nicht zu kurz kommen lassen. Virtuelle Kaffeepausen einlegen. Auf Gefühle eingehen und Teilnehmer:innen mitgeben, alle Dinge anzusprechen, die sie beschäftigen. Denn gerade die emotionale Ebene ist digital viel schwieriger greifbar als in Person. Etwaige Unklarheiten und Unstimmigkeiten können hier nur durch ein bewusstes Aussprechen geklärt werden. Zudem sollte der Lead, der virtuell mehr gefordert wird und hier öfters zum Zug kommt, gezielt darauf achten, auch jede:n Teilnehmer:in zu Wort kommen zu lassen.
Ein weiteres Credo, was sich bei uns als sinnvoll erwiesen hat, ist das “gemeinsam allein Arbeiten”. Während man vor Ort problemlos mit allen Teilnehmer:innen diskutieren kann, ist dies je nach Größe des Workshops digital quasi unmöglich. Genau deshalb ist es wichtig, virtuell Zeit für das stille Brainstorming allein zu geben, bevor man anschließend alle Ideen in der großen Runde austauscht. Eine gute Balance zwischen einer klaren Agenda und “freiem Flow” gemeinsam allein ist Key zur Erreichung des definierten Ziels.
Die richtigen Tools für Kreativität
Natürlich braucht es neben den eigenen Methoden auch die richtigen Kanäle, die kollaboratives Arbeiten einfach, intuitiv und spaßig machen. Hier stehen wir dank moderner Technik und zahlreicher Echtzeit-Collaboration-Tools vor zahlreichen Möglichkeiten, um eine “Spielwiese” für kreativen Stunden zu schaffen. Bei Format D haben wir folgende Vorauswahl für unsere Remote Workshops getroffen:
Figma
Unser Klassiker, was UX/ UI angeht, eignet sich durch den kollaborativen Grundgedanken auch hervorragend für Workshops. Mit der neuen Figma Community finden sich hier auch im Handumdrehen Templates für jegliche Kreativ-Sessions. Für den Feierabend oder die Kaffeepause gibt’s dann noch witzige Games wie Uno oder Figma Tetris.
Miro
Auf Miro greifen wir zurück, wenn ein gemeinsames Bearbeiten im Tool selbst Sinn macht, zum Beispiel jede:r Teilnehmer:in eigene Post Its schreiben soll. Das kostenlose Tool gleicht, ähnlich wie Figma, einem unendlichem Whiteboard. Mit einer Vielzahl an Vorlagen (z.B. zu “Meetings & Workshops”, “Ideation & Brainstorming” , “Strategy and Planning”) ist hier wirklich für jeden Anlass das Richtige dabei und ein digitaler Workshop ist im Handumdrehen vorbereitet und strukturiert.
Google Slides / PowerPoint
Auch mit Google Slides oder PowerPoint lassen sich einwandfrei remote Workshops durchführen. Das Gute an diesen Tools: Die meisten Nutzer kennen es und wissen damit umzugehen. Damit man gut durch den Workshop kommt, bedarf es je nach Ziel jedoch einer ausführlichen Vorbereitung der Slides, da es hier z.B. keine vorgefertigten Post-Its gibt.
Google Jamboard
Wenn es mal weniger komplex werden soll, greifen wir auf das Google Jamboard zurück.
Die Idee hinter dem Jamboard ist tatsächliche eine physische, interaktive Tafel, die Unternehmen erwerben können. Aber die App dahinter funktioniert allein auch – und hat alles, was man zum kreativen Austausch braucht: Digitale Post-Its, einen Stift und Radierer, Textblöcke und sogar einen Laser, um den Fokus beim Diskutieren zu setzen.
Excalidraw
Für die, die wie auf einem weißen Blatt beginnen wollen: Excalidraw erinnert an ein kollaboratives “Paint” auf dem sich jeder kreativ ausleben kann. Selbst vorgefertigte Formen wie Rechtecke oder Pfeile sehen aus wie freihand gezeichnet – und geben ersten Ideen und Konzepten damit einen stets kreativen Charakter.
Fazit
Das Arbeiten von Zuhause aus bedeutet in keinem Fall, dass unsere Kreativität darunter leidet. Online-Workshops funktionieren fast genauso gut wie die Alternative vor Ort. Dank zahlreicher Online-Tools und Vorlagen können digitale Meetings den Kreativ-Prozess sogar fördern. Jedoch müssen Vorurteile und Unsicherheiten gegenüber der virtuellen Zusammenarbeit zunächst aus dem Weg geschaffen werden – und anhand von klarer Führung, modernen Prozessen und zwischenmenschlicher Kommunikation über verschiedene Kanäle hinweg eine kollaborative Kultur geschaffen werden. Ist diese erst einmal geschaffen, ist der (virtuelle) Raum für Kreativität plötzlich unendlich groß.
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